OA 시스템: 문서 관리부터 지식 관리까지

20년 후 문서 관리의 응용 이념과 기능은 모두 장족의 발전을 이루며 더욱 전면적이고 세밀하고 지능이 있다.화천동력 등 우수한 OA 시스템에서 지식관리의 응용 사상도 구현했다.

그러나 이러한 지식 관리의 응용은 지식 관리 체계 중 일부이며, 주로 문서를 재활용하는 현성 지식 관리에 대해 각종 지식 문서의 집중 보존, 공유, 검색, 업데이트그나저나 이 정도를 잘 해낸 기업은 이미 괜찮고 잘 됐다.

화천동력 OA 시스템에서 문서 관리는 종합적인 모듈이며, 지식관리, 다운로드 센터, 전자 정기간, 규정, 네트워크 하드디스크, 보고서 센터 등 몇 가지 기능을 포함하고 있으며, 그것들의 용법은 대체적으로 비슷하고, 단지 중점적으로 다르게 사용될 수 있습니다.

이 모듈 중 문서는 두 가지 원본으로 따로 올리는 각종 문서입니다. 전자문서와 스캐너, 각종 그림이나 영상 등을 포함한 자료입니다. 또 다른 하나는 OA 시스템의 중요 양식, 통지, 공고 등 정보를 여기에 직접 저축하여 나중에 사용합니다.

OA 시스템에서 문서 관리를 진행하고, 두 가지 관건이 있는데, 안전을 보장할 수 있을지, 둘째는 어떻게 이용할 수 있을지 여부를 알 수 있다.

보안성, 우수한 OA 시스템은 문서의 관리와 사용 권한을 엄격하고 세밀한 제어를 진행하며, 예를 들면 화천동력 OA 시스템에서 모든 폴더와 파일 수정, 삭제, 업데이트, 방문, 다운로드 등 권한이 없는 사용자는 관련 조작, 관련 문서를 방문할 수 없습니다.또한 이 시스템은 로그 조회 기능을 제공해 모든 문서의 방문과 수정 기록을 추적할 수 있다.

문서를 어떻게 효과적으로 이용하는지, 화천동력 OA 시스템은 기술 차원에서 지원을 제공했다.사용자가 여러 종류의 세부 디렉토리를 자유롭게 설정할 수 있도록 유용한 문서를 빠르게 찾을 수 있도록 합니다.동시에 전문 검색 기능도 제공하고, 파일의 제목을 통해 조회할 수 있을 뿐만 아니라 문서를 직접 검색할 수 있는 내용도 있고, 검색 키워드에 따라 내용을 맞추어 필요한 문서를 찾을 수 있다.

또 화천동력 OA 시스템은 알람 기능을 제공해 문서가 새로 증가하거나 수정할 때 자동으로 관계자에게 메시지를 발송할 수 있다는 것을 알릴 수 있다.사용자는 문서 관리의 모듈을 OA 시스템의 홈페이지에 놓아 각종 문서를 사용하면 매우 편리하다.

문서관리를 언급하면 ISO 의 파일 관리 표준 시스템이 많은 사람들이 생각할 수 있다.현재 우수 OA 시스템의 문서 관리 기능도 구현되었다ISO파일 관리의 표준 체계.

예를 들면 기업에 대한 변화의문서 정보다중 인원이 같은 문서를 조작할 때는 일반적으로 통제와 관리 수정 기록이 어려워 수정 과정에서 문제를 찾기 어렵다.화천동력은 OA 시스템에서 버전 제어 기능을 제공해 모든 문서의 수정 시간, 수정자 및 각 역사 버전 정보를 자동으로 기록할 수 있으며, 후속적인 문제 처리, 기업을 위해 ISO 문서화를 위해 강력한 도구를 제공합니다.

마지막으로 설명해야 할 것은문서 관리또한 지식 관리, 응용 실천 중 가장 큰 장애는 효과적인 관리 도구가 부족한 것이 아니라, 유효한 관리 제도가 부족하고 강력한 집행이다.OA 시스템에서 간결하고 실용적인 문서 관리 도구를 제공하고, 기업이 제도와 집행 방면의 요소에 관건이 있다.